«Когда мы тратим время на планирование, его становится больше». Эту очень точную фразу, как нельзя лучше подходящую современному человеку, приписывают индийскому ученому М. Рустаму. И действительно, планирование очень важно не только для бизнеса в целом, но и для каждого делового человека. Планированию отводится центральное место в тайм-менеджменте — науке о рациональном использовании времени. Надежные помощники в правильном распределении времени — ежедневники и еженедельники. Все планы и дела невозможно удержать в голове, нереально помнить расписание встреч, переговоров, семинаров на несколько месяцев вперед. Используя ежедневник, вы никогда не забудете о готовящейся презентации или дне рождения жены, сможете грамотно распланировать свое время и использовать его с наибольшей отдачей.
Деловой ежедневник можно отнести к бизнес аксессуарам, а их важностью, как известно, не стоит пренебрегать. Солидный ежедневник красноречиво продемонстрирует ваш статус и респектабельность. Именно по этой причине записные книжки не вышли из моды даже с появлением телефонов-наладонников, сенсорных смартфонов, КПК. Ежедневник вас никогда не подведет — не даст программный сбой, а его батарея не разрядится.
Для сотрудников компании, а так же подарков клиентам на деловые ежедневники наносят логотип. Сопутствующие с ежедневниками корпоративные канцтовары: флешки с логотипом, фирменные ручки и блокноты. Ежедневники с логотипом компании — важный элемент имиджа компании на презентации менеджеров ваших товаров или услуг.
Устройство современного делового ежедневника и функциональность
Обычно в ежедневниках предусмотрены недатированные страницы для любых записей. Есть телефонные книжки, позволяющие записывать номера в рубрикатор.
Для удобства записные книжки могут оснащаться кармашками для визиток, компакт-дисков, различных мелочей. Чтобы ручка была всегда под рукой, в обложке ежедневников делают специальные крепления. В записных книжках часто есть ляссе — тканевые закладки.
Поиск текущей страницы в ежедневнике облегчают перфорированные уголки, вырубленный край. Разъемные кольца позволяют доставать листы, переставлять их местами. Так не нужно вырывать лист бумаги, оставляя неопрятные края.
Мини-справочник под рукой
Обычно в деловых ежедневниках содержится справочная информация, которая может пригодиться в бизнесе и повседневной жизни. Это телефонные коды, схемы метро, календари, праздничные даты, списки аббревиатур и условных обозначений, географические карты. Путешественникам будут полезны сведения о часовых поясах, конвертеры мер веса, расстояния, объема, размера одежды и обуви и пр. Есть и более экзотические справочники, например, карты вин, интересные рецепты.
При покупке ежедневника стоит проверить, адаптирован ли он к нашим условиям. Когда речь идет о ежедневниках и еженедельниках иностранного производства, то даже если вы знаете английский язык, стоит учитывать некоторые особенности. Например, в США неделя начинается с воскресенья, поэтому еженедельник, привезенный из-за океана, вряд ли будет вам удобен. К тому же телефонные коды американских городов вам явно ни к чему. Благо, отечественные производители предлагают в широком ассортименте записные книжки любого качества.
Классификация: ежедневники, еженедельники, планинги
Чтобы с помощью записных книжек максимально удобно планировать свое время, их размечают по неделям, дням, времени. В соответствии с этим выделяют ежедневники и еженедельники. В ежедневниках одна страница отводится на один день, в еженедельниках разворот выделяется на всю неделю. Ежедневник позволяет подробно описывать планы на день, зато еженедельник дает общее представление о загруженности недели, позволяет оценить перспективы.
Разновидностью еженедельников можно назвать планинги, которые похожи по конструкции на перелистные календари. Планинг устанавливается на рабочий стол, благодаря чему текущие дела всегда перед глазами.
По размеру ежедневники могут быть различными — от карманного варианта А6 и солидного А4 до нестандартного узкого Legal. Наибольшей популярностью пользуется золотая середина — записные книжки стандартного формата А5.
Классификация: датированные, недатированные и полудатированные ежедневники
Ежедневники, еженедельники и планинги могут быть датированными и недатированными. Датированные ежедневники рассчитаны на конкретный год, поэтому на каждой странице проставлены число и месяц, день недели, может приводиться календарь текущего месяца. В недатированных ежедневниках даты и дни недели не вписаны, что предлагается сделать самостоятельно. Есть и полудатированные ежедневники, где указывается только дата, без дня недели. Такие записные книжки подходят для любого года.
Недатированные ежедневники более универсальны, они удобны тем, чья деловая нагрузка неравномерна: в один день нет планов, зато в другой одной страницы явно не хватит. Более того, в недатированном ежедневнике информация располагается компактно, ведь нет необходимости пропускать страницы.
Записные книжки можно разделить на четыре категории: промо, бизнес, премиум и люкс. Ежедневники промо-класса изготавливаются из недорогих материалов, обложка обычно выполняется из ткани или картона. Применяется клееный блок, поэтому такая продукция вряд ли прослужит долго, особенно при интенсивном использовании. Из-за некачественной бумаги чернила могут проступать, размазываться.
Более надежны ежедневники бизнес-класса. Обложка изготавливается из кожзаменителя. Шитый блок — гарантия того, что листы не выпадут. Это обеспечивает долгий срок службы. Бумага достаточной плотности быстро впитывает чернила, поэтому они не размазываются.
Следующий сегмент — ежедневники премиум. Для обложки используется кожзаменитель высокого качества выделки или металлизированного листа, возможно нанесение фактуры. Переплет таких записных книжек надежен.
Обложки ежедневников люкс обычно изготавливаются из натуральной высококачественной кожи, а переплет выполняется вручную. Это дизайнерские модели, украшенные с помощью золотого тиснения, страз и др.
Ежедневники с логотипом компании как фирменный сувенир
Многие компании используют ежедневники как фирменную продукцию, нанося на них свои логотипы. Интересно, что на первые ежедневники, придуманные итальянцами еще в XVII веке, также наносились фамильные гербы.
Ежедневники с логотипом, записные книжки и блокноты раздаются сотрудникам или используются в качестве офисных сувениров — их можно вручать деловым партнерам, клиентам. Хорошим тоном считается дарить качественные датированные ежедневники. Чаще всего такой подарок заказывают к Новому году.
Фирменные записные книжки изготавливаются по индивидуальному заказу, при этом логотип наносится на обложку, внутренние страницы, ляссе. Применяется метод тиснения обложки горячим прессом, шелкография, логопринт. На ляссе нанесение логотипа названия фирмы, ее девиз чаще всего производится с помощью тампопечати.
Также в ежедневнике или планинге можно разместить полезную информацию о компании и продукции, контактные данные и даже немного рекламы (вставка рекламных страниц).
Здравствуйте дорогие друзья. Сегодня хочу затронуть тему управления и планирования своим временем. А помощником в данном деле у нас выступает ежедневник. Как вести ежедневник образец своего планирования опишу в сегодняшней статье.
Во многих тренингах и обучающих курсах по тайм менеджменту уделяют много времени правильному ведению и планированию в ежедневнике. Многие наверно заводили себе планинги, еженедельники и ежедневники. Начинал и я их вести, но в итоге через месяц, два, пол года забрасывал. Я испробовал много методов- Ежедневник по методу Глеба Архангельского , Николая Мрочковского и т.д. Кстати рекомендую почитать их книги, пишут много полезного и интересного.
Почему не подходит классическое планирование
Перед тем как начать описывать шпаргалку расскажу, почему у меня не прижилось классическое планирование времени (как продаются в магазинах). Классический подход ведения ежедневника заключается в планировании времени суток, распределяя свои дела по часам. Я пробовал так, однако в итоге всегда выбивался из графика. Как результат разочарование при подведении итогов вечером, и по истечении определенного времени забрасывание его ведения.
Выстраивание своей методики
Анализирую планирование, пришло осознание того что мне в принципе не важно в какое время суток я буду делать то или иное дело. Важен сам результат – это касалось большинства дел, исключение жесткие дела, привязанные ко времени, например запись к врачу, либо вылет в командировку. Мы ведь понимаем, что рейс самолета отодвинуть не получится. Так вот в итоге я начал просто записывать списком дела которые необходимо сделать в течении дня. Однако как выяснилось позже очень много дел набирается и нужно как то их структурировать, вот тут как раз и пришла на помощь символика сокращений, которой я хочу с вами поделится.
Некоторые символы не возможно набрать на компьютере, поэтому предлагаю вашему вниманию фото.
Некоторые советуют вычеркивать сделанную работу, мне так делать психологически не комфортно, вычеркивание, на мой взгляд, это стирание из жизни. Но ведь я затратил самое ценное в своей жизни — время. Мне хочется подчеркнуть всю важность выполнения дела, того что я сделал, то что обещал сделать на кануне вечером при планировании. Поэтому подчеркивание сбоку выполненного дела, на мой взгляд, более комфортно. В итоге, когда поставленная задача выполнена, ставится прочерк в левой части, подтверждающая выполнение.
Также из практик Глеба Архангельского у меня хорошо прижились метод лягушки и слона. Метод лягушки это когда самые быстрые и легкие дела выделяешь в начале ежедневника и пытаешься сделать их в первую очередь. И метод слона – выделяешь самое большое и сложное дело в течении дня и планируешь на него резерв времени.
В дополнение к символике я также применяю метод Александра Любищева, когда основываясь на своем опыте, размечаю время, которое необходимо на выполнение данного дела.
Кстати рекомендую обязательно к прочтению книгу Даниила Гранина о профессоре Любищеве Александре Александровиче и его жизни. Эта книга бомба, которая меняет мировоззрение и отношение к жизни. Самое впечатляющее, что она написана о системе, которую разработал Любищев А.А. для себя в то время, когда не было такого понятия как тайм менеджмент. Профессор Любищев на мой взгляд является основоположником данного направления.
Ну и самое вкусное это поощрения себя любимого за выполненные дела, которые я позаимствовал у Николая Мрочковского и Глеба Архангельского.
Все вышеперечисленные методы подходят также и для недельного планирования. На практике это выглядит следующим образом: В воскресенье вечером я планирую, дела на предстоящую неделю и подвожу итоги предыдущей. Я списком прописываю все предстоящие дела, слева проставляю приоритеты, справа ориентировочное время выполнения и день недели. При подведении итогов также как и с каждодневными делами провожу прочерк слева выполненного дела.
Список книг для прочтения
Еще рекомендую вам записывать отдельно (у меня для этого выделены пару листов в конце ежедневника) книги которые хотелось бы прочитать. Так как если их не выделять в отдельный раздел, а оставлять в виде информации в каком либо дне, можно забыть про книгу которую кто то рекомендовал тебе к прочтению.
Как не забыть дни рождения
У кого хорошая память на дни рождения друзей и родственников?, У кого как, а у меня она нулевая, ну не запоминаю я эти даты, не заточена она у меня на это. Однако я знаю, что очень приятно получать поздравления дни рождения (У меня ведь тоже оно есть). Так вот для того чтобы не забыть эти даты и поздравить близких и знакомых, в конце ежедневника я выписал все даты помесячно, и при планировании недели обязательно заглядываю туда, записывая в предстоящие дела поздравить своих близких. Возможно, и вам данная методика будет полезна.
Вот такой вот микс получился в итоге. Надеюсь, вы почерпнете для себя полезные моменты и возьмете лучшее на вооружение.
А какие методики используете вы?, расскажите в комментариях. Нам будет очень интересно.
Ежедневник — это органайзер, незаменимый помощник при правильном использовании. Без этого аксессуара в настоящее время не представляет себя ни один деловой человек, будь то девушка, женщина, подросток или мужчина. Однако как вести ежедневник, знает не каждый. Да и видов этих дневников невообразимо много — они бывают как бумажные, так и электронные.
Классификация ежедневников
Условно можно разделить ежедневники на 3 вида:
Ежедневники простые
Это самые простые дневники, без дополнительной информации, кроме разбивки по дням и расчерченных листков. Идеально подойдут и тем, кому необходимо придерживаться серьезного планирования.
Ежедневники стандартные (органайзеры)
Это своеобразный «носитель традиций», имеющий набор функций, без которых «стандартным» он уже не будет. Прекрасно подойдет всем, кто любит классику, а также людям, не осуществляющим сложное планирование.
Эмоциональные дневники
Это отличающиеся от привычного формата нестандартные органайзеры. Представительницам прекрасного пола с большой фантазией зачастую не нужна подробная инструкция о том, как вести ежедневник, поэтому они вместо обычных датированных разлинованных страниц могут увидеть красочный дневник-книгу с иллюстрациями и с местами, куда заносятся записи. Кому подойдет: девушкам и девочкам, а также эмоциональным и творческим натурам.
Как вести правильно ежедневник?
Органайзер ведут для того, чтобы не забыть, какие дела нужно обязательно выполнить. Он будет напоминать о важных встречах, событиях, планах. Можно записывать в него свои мысли, так как наша голова не способна все помнить.
Что писать?
Всегда помните, как вести ежедневник — в соответствующий день недели нужно заносить все, что нужно выполнить или запомнить: поручения, важные дела, телефоны, дни рождения, списки покупок и другие мелочи. Это поможет структурировать свое время и ничего не забыть. Обзаведитесь привычкой просматривать с утра записи и в течение дня старайтесь регулярно обращаться к дневнику. Вы также можете расписывать в ежедневнике свой распорядок дня.
Есть некоторые советы, помогающие вести дневник правильно и эффективно:
- Пишите конкретно, что собираетесь делать в назначенный день.
- Когда дело будет сделано — надо вычеркнуть его из ежедневника.
- Если запланированное дело не успели сделать, перенесите его на другой день. Но можно и вычеркнуть, если оно уже не актуально.
- Нужно ставить оценки для любого дела. Например, от 2 до 0. Если дело не развивает, ставите 0. Если дело помогает развиваться в каком-то направлении (прочитали книгу, выполнили задание и так далее), ставите 2. Оценки позволят проанализировать, сколько времени вы можете уделить саморазвитию и самосовершенствованию.
Ежедневник подростка
Как вести ежедневник подростку? Правила ведения дневника подростка не сильно отличаются от общепринятых. В дневник можно заносить уроки в школе (или пары в институте), а также дела, которые вы должны сделать в этот день. При этом лучше обзавестись цветными маркерами и в зависимости от важности дел «раскрашивать» их. В любом случае подростку необходимо ознакомиться с тем, как вести правильно ежедневник. Однако часто органайзер парня или девушки более походит на дневник. В нем записываются разнообразные тесты, опросы, вклеиваются фотографии и прочее.
Женские ежедневники
Женские ежедневники отличаются от обычных. Самые распространенные их варианты:
- Органайзер из серии «Психология».
- Ежедневник подарочный для женщины.
- Кулинарный дневник.
- Женский деловой ежедневник.
- Дневник для девушки.
Остановимся подробнее на каждом из них.
1. Органайзер из серии «Психология».
Такие ежедневники основываются на позитивной психологии, в них есть полезные советы на все случаи жизни. В таких дневниках может содержаться масса полезных вещей, афоризмов, высказываний мудрецов, упражнений для медитации, восстановления дыхания, визуализации и другие.
2. Ежедневник подарочный для женщин.
Красивое оформление, приятная обложка, глянцевые страницы — вот секрет популярности и успеха женских ежедневников. Содержимое такого дневника: советы по подбору прически, уходу за внешностью, здоровью, модным тенденциям. Также в нем могут быть таблицы размеров, расчет калорий, знаки зодиака и тому подобное. Часто ежедневники становятся своеобразными дневниками для женщин, в них вклеены любимые фотографии, вписаны от руки стихи и цитаты.
3. Кулинарный дневник для женщин.
На его страницах могут содержаться быстрые и простые рецепты, которые можно применять каждый день. Помимо вариантов меню и десятка рецептов, в нем может находиться масса полезных «штучек»: расчет калорий, содержание микроэлементов и витаминов в продуктах, кулинарные хитрости и так далее.
4. Женский деловой ежедневник.
Для женщин, работающих в серьезном бизнесе, подойдет деловой ежедневник без всяких излишеств. Стиль, удобство, строгость, функциональность — вот основные требования к такому органайзеру.
5. Дневник для девушки.
Разновидность женского подарочного органайзера — ежедневник для девушки. Как вести ежедневник девушке? Обычно такой дневник очень походит на личный, в нем огромное внимание уделено взаимоотношениям между мужчиной и женщиной. На страницах ежедневника можно разместить гороскопы, совместимость, психологические типы и прочее, что поможет построить гармоничные отношения. Часто на страницах можно увидеть разные тесты самоопределения.
Таким образом, какой выбрать дневник — решать вам. Главное — регулярное ведение ежедневника с помощью вышеперечисленных советов, и тогда вскоре вы поймете, как хорошо он помогает распланировать свою жизнь и приукрасить некоторые ее моменты.
По-тихоньку буду перетаскивать свои интересные посты (по количеству просмотров и моему личному мнению) со старого блога.
Начну с объемного поста по управлению временем, а именно ведению ежедневника: покажу фото своих, расскажу о методиках ведения, расскажу что значит «съесть лягушку». Все это под катом
Как вы все знаете, мне много что нужно успеть, и много что не забыть, поэтому без ежедневника мне никак. Человек может держать в голове 7 объектов, поэтому никогда не найдетесь на свою память, лучше записать то, что нужно сделать.
Для начала покажу Вам свои ежедневники/блокноты:
Этот фиолетовый блокнот уже закончился и теперь лежит на полке. Он состоял из планнинга на месяц и пустых листов для записей, что очень удобно.
ерхняя фотография: «что нужно сделать за выходные» — пишу такой список каждую пятницу, очень полезно, чтобы ничего не забыть и все сделать
. Молескин — мой блокнот идей. Здесь рисунки, идеи, рецепты, вырезки из журналов, а также еще пожелания от моих друзей, когда перечитываю их всегда улыбаюсь. Люблю его за маленький формат, можно везде носить с собой и мгновенно записать свои мысли и идеи
. Корпоративный ежедневник «КОТЭС» — самый эффективный инструмент для планирования — датированный ежедневник. Остановимся на нем поподробнее и я расскажу как его заполняю.
У меня есть 5 разделов: работа, университет, французский язык (жесткие дела, которые я не могу никуда перенести)
EF (в свободные промежутки между первыми тремя разделами)
и развлечения (это в свободное от всех остальных дел время).
Цветными маркерами я помечаю сбоку длительность всех этих дел в течение дня (для каждого раздела свой цвет) а внутри пишу уже дела, связанные с этим разделом.
Также у меня там вклеены расписания тренировок в EF, мое рабочее расписание и на стикерах еще полезные заметки (рецепты, списки продуктов, что я хочу себе купить, что я хочу сделать и т.д.)
Также там есть полезные страницы, где можно записывать свои расходы/доходы и делать заметки.
. Настольный ежедневник «Маленький принц» — записываешь дела, а потом радостный ставишь галочку после их выполнения.
Теперь подробнее о методах и способах ведения ежедневник
Система GTD (Getting Things Done)
Система довольна сложна и используется для реализации больших проектов, но кое-что может быть полезно и нам.
Система обозначения дел:
Методика Глеба Архангельского
Вы можете в любом магазине купить ежедневник по методу Архангельского, но у него по моему мнению завышенная цена, и никто не мешает вам самому создать такой ежедневник. Несколько интересных инструментов, которые вы можете применить:
Стратегическая картонка. Исполняет роль закладки в ежедневнике. В начале года вы выписываете на картонку ваши ключевые цели. Открывая ежедневник, вы каждый раз видите свои цели, что концентрирует вас и ваши усилия на их достижении.
Карта долгосрочных целей. В ежедневнике этот раздел должен находиться в самом начале. Вы сможете наметить цели в ваших ключевых областях на 10 лет вперед. Не пугайтесь, именно долгосрочное планирование — залог успеха в достижении целей. Также у вас может быть карта целей на год по месяцам, с графами для приоритетных областей (бизнес, семья, образование и т.д.).
Главное событие дня. Вписываешь наиболее яркое событие и привязываешь его к одной из ключевых областей. Фактически это мемуарник — один из инструментов тайм-менеджмента, описанный Глебом Архангельским в книге «Тайм-драйв: как успевать жить и работать».
Способы повышения мотивации
- «Лягушки»: мелкие, неприятные дела, которые откладываются. Съесть «лягушку», значит выполнить одно из таких дел.
- «Слоны»: глобальные дела, проекты. «Слона» необходимо поделить на бифштексы, тогда глобальное дело будет легче «съесть».
- «Промежуточные радости». Наградите себя чем-нибудь приятным за выполненное дело. Впишите «радость» заранее в соответствующую графу: выпить чашечку кофе, съесть пирожное, посмотреть интересный видеоролик.
Все мы постоянно куда-то бежим, торопимся, что-то не успеваем и это приводит к стрессовому состоянию, откуда до депрессии недалеко. Чтобы избежать такого состояния, достаточно просто начать планировать свое время, по-другому – начать заниматься .
Основным инструментом тайм-менеджмента являются ежедневники, о которых я бы хотел сегодня поговорить.
Кстати говоря, я постараюсь по пятницам выкладывать посты на отвлеченные темы, где будут и полезные советы, и личная жизнь, и многое-многое другое.
Виды ежедневников
Думаю, объяснять что такое ежедневник и его предназначение не стоит – все и так понятно, а вот о видах ежедневниках, с которыми я имел дело, поговорить нужно. Итак, за все то время, что я занимаюсь ведением и развитием блога, через мои руки прошло несколько видов ежедневников:
Для себя я решил, что пользоваться бизнес-дневником намного лучше, чем любым другим ежедневником, пусть даже электронным. Просто для меня так лучше!
Как выбрать ежедневник?
Дневник – это та вещь, которая постоянно находится с Вами, поэтому и к выбору стоит подойти ответственно, а не то у Вас скопится большое количество макулатуры, как у меня.
Выбирая себе ежедневник, я руководствовался следующими вещами:
- Расписание задач по приоритету. Очень помогает сосредоточиться на главном и не упустить менее важные задачи;
- Возможность планирования по времени так, как захочешь. Я имею ввиду отсутствие напечатанных часов напротив каждой строки на странице. Мне важно, чтобы я мог сам расписать временные рамки. Это придирки, конечно, но вот такой уж я человек;
- Возможность писать заметки на каждый день. Иногда хочется написать в дневнике впечатления за день или дать себе пинок под зад какой-нибудь классной фразой, типа: сделай всё, иначе ты лох!
- Планирование по месяцам. Очень помогает с четкими временными рамками. Например, создать видеокурс к октябрю 2017 года.
Все эти вещи сочетает в себе обычный бизнес-дневник, поэтому я остановил свой выбор именно на нем.
Думаю, что на этом все. Возможно данный пост поможет Вам определиться с выбором ежедневника, а может и нет, ведь я не мастак писать посты на отвлеченные темы – надо бы приноровиться.