Основные задачи при бюджетировании в холдинге
Кризисные явления и постоянная нехватка финансовых ресурсов в современном мире требуют внедрения новых бизнес-инструментов для управления финансово-бюджетной ситуацией.
В такие времена администрация стремится прогнозировать будущее, поэтому она хочет иметь возможность построить всевозможные варианты развития событий и выбрать наиболее привлекательный. Особым инструментом в этом случае является создание автоматического процесса бюджетной подготовки в бизнесе.
Большинство экономистов убеждены, что бюджетный процесс в бизнесе полностью регламентирован. Однако здесь есть параллели с плановой экономикой, которая может непреднамеренно создать отличную инфраструктуру, но не позволяет децентрализовать механизмы управления, создавая отсутствие стимулов для продуктивной, качественной работы, и, следовательно, препятствует росту в том направлении, в котором сосредоточена.
Только если для средних предприятий это достаточно стандартизированный процесс, то для крупных — это уже другая история, так как существуют различные виды деятельности, бизнес-процессы, бизнес-функции, классификации анализа и т.д.
Безусловно, при построении автоматизированной системы бюджетного обучения структура эксплуатации сталкивается с рядом проблем. Давайте рассмотрим их.
Создание рабочей группы
Перед началом работы необходимо создать рабочую группу S O-Caled. Рабочая группа понимается как временная группа участников бюджетного проекта.
Она решает все возможные возникающие вопросы. Согласовываются и утверждаются методологические и административные решения, выполняются функции тестирования автоматизированной системы.
Важно, чтобы в рабочую группу были включены все заинтересованные стороны. Это могут быть финансовые директора из всех направлений бизнеса, представители ИТ-служб портфельных компаний, ответственные за автоматизацию, и руководители высшего звена.
В данном случае последние участвуют в процессе бюджетирования как эксперты в своей области, включая бухгалтерский, управленческий учет, процессы бюджетирования и интеграции.
Формирование финансовой структуры
Сначала рабочей группе необходимо разработать финансовую структуру, которая представляет собой набор секторов, служащих предметом для бюджетного обучения и управленческого учета. Это своего рода сочетание организационной структуры и ответственности за результаты деятельности.
Центром финансовой ответственности может быть отдельное структурное подразделение, структурная группа, филиал или дочерняя компания портфельной компании.
Принято выделять следующие типы центров финансовой ответственности в финансовой структуре: центры инвестиций, центры прибыли, центры доходов, центры затрат и т.д. На основе этих типов все подразделения диагностируются и формируются в финансовую структуру, аналогичную организационной структуре.
На этом этапе очень важно донести до финансового директора круг его обязанностей и максимальное участие в автоматизации бюджета. От того, насколько финансовый директор ответственен и осведомлен об этом процессе, зависят дальнейшие шаги по созданию системы подготовки бюджета в эксплуатации и, таким образом, получение интегрированного бюджета, финансового положения бизнеса.
Формирование бюджетной структуры
При интеграции данных может произойти «смешение» различных детальных бюджетов, которые не связаны друг с другом. Бюджетные формы и их классификаторы должны быть интегрированы и приспособлены для всех пользователей системы бюджетного обучения.
Поэтому первоначально необходимо определить состав и структуру всех операционных бюджетов в холдинге, создать перечень данных для каждого вида бюджета и определить основные бюджетные показатели.
После этого можно приступать к разработке единой методики регистрации данных. Как правило, на урегулирование дочерних счетов уходит от трех до шести месяцев. За это время пересматриваются все бизнес-методологии и определяется подробная информация, необходимая для составления интегрированного отчета.
Что касается распределения проанализированных данных. Поскольку оборот хозяйственных операций отражается в бюджетной статье, то для его формирования необходима связь между системами, распределяющими необходимые детали по счетам в плане счетов. Для этого традиционный анализ распределяется по конкретным счетам, таким как организации, договоры, номенклатурные группы, бухгалтерские подкатегории, прочие доходы и расходы, затраты и т.д. В случае с эксплуатационными структурами следует иметь в виду, что затраты, прочие доходы и расходы являются общими для всех эксплуатационных подразделений. В то же время, поскольку унифицировать группы и подразделы номенклатуры учетной системы сложно, подразделения (отрасли деятельности) могут формировать собственный перечень этих реквизитов.
Интеграция
Затем необходимо решить проблему объединения всех учетных систем входящих компаний в единую учетную систему, чтобы можно было обмениваться информацией с головной организацией. Этот проект решается с помощью механизма интеграции. На этом этапе разрабатывается общая схема завершения работы в сторонней системе, настраиваются алгоритмы синхронизации для каждого объекта в интегрированной системе и составляется график периодической синхронизации.
Настройка маппинга
Общие принципы учета, являющиеся предпосылкой для автоматизированного сбора бюджетных цен фактических доходов и расходов, позволяют сразу же сформулировать алгоритмы действий и получения этих данных из учетной системы. Совершенствование алгоритма сбора фактических данных осуществляется с помощью механизмов сопоставления. Это позволяет аналитическому и бухгалтерскому счетам определить детали бюджета.
Ниже приведены основные алгоритмы сбора фактических данных, используемые для сбора фактических данных
| Данные в учетной системе | Передача и интерпретация информации в системе бюджетного обучения | |||
|---|---|---|---|---|
| Зачисление | Кредитование | Аналитика 1 | Аналитика 2 | |
| 90. xxx | 20. xxx 23. xxx 25. xxx 26. xxx 29. xxx 44. xxx | Кредиты: затраты | Кредит: Раздел | Общий результат — себестоимость продаж по элементам затрат и CFO. CFO определяется на основе ответа на зачетный реквизит «CFO». |
| 90. 01x Чистый дебет Задача 90. 03x. | Счета 90.01x и 90.03x: номатологические группы | Операционный доход и бюджетная статья на ОЭМ. Бюджетные фонды и центры затрат определяются согласно соответствующему анализу в счетах 90X ‘Номенклатурные группы — бюджетные фонды’ и ‘Номенклатурные группы — центры затрат’. | ||
| 91. 01x Ответственный за чистый доход 91. 03x | Счета 91.01x и 91.03x: прочие доходы и расходы | Прочие доходы и расходы по статьям бюджета и ОЭМ. Бюджетный фонд определяется на основании корреспонденции счета с реквизитами счета 91 ‘Прочие доходы и расходы — бюджетный фонд’. Как правило, счет поднимает все прочие доходы и расходы в разделе ‘Определения’, после чего данные распределяются по другим разделам в соответствии с установленными правилами распределения. | ||
| 91. 02х | Счета 91. 02х и 91. 03х: прочие доходы и расходы | |||
| 99. ххх | Счет 99. xxx: прибыль и убытки | Расходы из бюджета и прибыль по позиции CFA. Как правило, прибыли и убытки собираются в разделе «Определения», а данные распределяются по другим разделам в соответствии с установленными правилами распределения. | ||
| 08. xxx. | – | Инвестиции производителей комплектующих. Все дебетовые остатки счета 08. xxxx регистрируются в разделе ‘Определения’ в контексте ‘Инвестиции’. | ||
Консолидированный план счетов
При формулировании соответствия, как описано выше, определяется связь счетов бухгалтерской системы с бюджетным ранжированием — это полезно при наличии двух или трех баз. Формулировка соответствия обещает быть утомительной и сложной для поддержки, если в группе компаний много учетных систем — от 10 до 15 и более. В этом случае количество настраиваемых вопросов и бюджетов прямо пропорционально количеству и, соответственно, учетных систем.
В этом случае разрабатывается интегрированный план счетов. Этот план счетов представляет собой сетку счетов. Синтетические, интегрированные и бухгалтерские счета. Синтетические счета являются счетами первого класса и необходимы для группировки интегрированных счетов. Интегрированные счета в данном случае — это группировка счетов разных бухгалтерских счетов с разными кодами или названиями, но с одинаковой финансовой значимостью. Кроме того, каждый счет идентифицирует используемую или неиспользуемую систему бухгалтерского учета.
Например, учетная система «Автосервис 1» имеет счет 20. 01 «Основное производство» и счет 20. 02 «Основное производство — обслуживание». Счета «Автосервис 2» и «Автосервис 3» также имеют счет 20. 01 «Основное производство». Для этих четырех счетов доступен консолидированный счет 20. 01. Таким образом, в едином хранилище данные хранятся на консолидированном счете и должны участвовать в сборе консолидированного бюджета.
Внутригрупповые обороты
Многие бизнес-операции в портфеле находятся в рамках бизнес-единиц. Например, «Автосервис 1» обслуживает «Автосервис 2» (эти два автосервиса входят в группу «Автомир»), поэтому «Автосервис 1» имеет позицию 62/90, а «Автосервис 2» — 20/60. Затем она направляется на производственные затраты по позиции 90/20. Поэтому все эти записи должны быть параллельно исключены из консолидированного счета.
В целом, эти операции создают кругооборот внутри группы, который также необходимо учесть в консолидированном бюджете. Стоит отметить, что устранение внутригрупповых операций является одним из сложных этапов при создании консолидированного управленческого учета. Для этих операций должна применяться единая система учета.
Бонусы автоматизации
Создание системы автоматизации бухгалтерского бюджетирования в холдинге — это всегда творческий и трудоемкий процесс. Однако, несмотря на всю сложность, он позволяет избавиться от всех «исторически сложившихся» методов учета, которые мешают созданию единого бюджета. А самое главное — создать новые бизнес-правила: грамотные, прозрачные и необходимые для принятия важных стратегических решений, позволяющие распознать и безопасно обойти их и собрать все возможные коронные элементы.